2019年11月17日に、甲斐市にある竜王中部公園セミナーハウスで開催された「中部ふれあいまつり」を運営・実施いたしました。
やまなしサポステとしてこのお祭りに参加したのは今年で2回目。
1回目はボランティアとして各ブースの手伝いに入ったのですが、今年はお祭りの企画会議から参加をし、ミニ四駆レース大会の運営と、フリーマーケットの運営を行いました。
5月、7月の会議を経て8月から企画をスタート。
ミニ四駆チームとフリマチームにわけ、全12回の企画会議を行いながら、運営の準備を行いました。
ミニ四駆チームは、実際のコースとマシンを借り、テスト走行を重ねどんな大会にするかチームで検討しました。
フリマチームは、飲み物を提供するカフェ班と、子どもたちを対象にしたゲーム班に分かれ、企画と準備を行いました。
カフェ班はコーヒーの淹れ方を勉強し、ゲーム班は自分たちで段ボールを使ったゲームを作りました。
8月から毎週1回、限られた時間の中で仲間とともに知恵を出し合い企画を立てながら、コミュニケーション力、チームワーク力を発揮し、様々な苦難を乗り越え当日にのぞみました。
以下、企画・運営担当者が作成した報告書となります。
【報告書（ミニ四駆）】
1. 日時：2019年11月17日（日曜日）9：30～15：00
2. 場所：竜王中部公園セミナーハウス
3. 目的：ミニ四駆を使い子供たちを楽しませるイベントの実施
4. 運営関係者：やまなし若者サポートステーション（長谷川、野中、H、U、F、N、I、S、K、H、S、T）
概要（計画）
大会を午前は2大会、午後は1大会にする計画にした。
トーナメント方式をとることにして午前はコースを2つ別々に設置し同時に大会を進行させ、午後はコースを1つに合体し大会を進行させる計画にした。また、カスタムしているマシンと貸し出しマシンとの対戦にはハンデを設けることにした。
実施内容
準備段階として大会の大まかなタイムスケジュールや細かいルールやハンデを決めた後、当日に必要なマシンの作成・エントリー用紙の作成・トーナメント表の作成・看板の作成・大会があることを周知させるアナウンスの原稿作成・当日の役割分担・当日に使う小道具を準備した。
当日の流れ
① 9:30~9:50 トーナメント表・ルール説明表・看板を壁に貼り付けた。受付と調整用テーブルの準備をした。コース（2つ）を組み立てた。
② 9:50~10:40 子供たちにミニ四駆の説明を行った。子供たちにマシンを自由に走らせた。大人の方もマシン調整などで自由に走らせた。本部にて大会アナウンス（10:10・10:25）を行った。
③ 10:40~11:30 午前中の大会の開会式を行い、ルール説明とトーナメントのくじ引きを行い、大会を進行した。午前の大会は子供が多く大人が1人だったので、予定を変更し1つの大会を2つのコースで行った。大会後表彰式を行い、1位と2位を発表し1位のみ賞状を渡した。商品は1位と2位の人に本部へ行ってもらい、渡してもらった。お昼休憩中に2つのコースを1つに合体させた。本部にて午後の大会のアナウンス（11:45）を行った。
④ 13:00~13:30 午後の大会の準備を行った。子供たちにマシンを自由に走らせた。大人の方もマシン調整などで自由に走らせた。トーナメント表の準備や貸し出しマシンの調整を行った。本部にて午後の大会のアナウンス（13:00・13:25）を行った。
⑤ 13:30~14:20 午後の大会の開会式を行い、エントリー用紙の順番に沿ってトーナメントの組み合わせを決め大会を進行した。午後の大会は1つのコースで大人と子供が一緒になってレースを行った。大会後表彰式を行い、1位と2位を発表し賞状と商品を渡した。
⑥ 14:20~14:40 大会終了後、全体の片付けを行った。
当日の結果
① トラブルも無く、予定通り準備ができた。
② アナウンスの時間が予定より遅くなってしまい、回数も1回少なくなってしまった。大人の方で、マシンの試走をするだけで帰ってしまった人が2人いた。
③ 大会開始時間が予定より10分遅れてしまった。子供が多く、大人が1人だけだったため、2つの大会を1つの大会に変更し、2つのコースを使って大会を行った。エントリーした人数に対して大会に参加した人数が少なかったため、トーナメント用紙を書き直した。エントリー人数は、大人3名、子供14名、計17名に対して、大会参加人数は、大人1名、子供12名、計13名であった。アナウンスが予定より45分ほど遅くなってしまった。大会中は大きなトラブルは無かった。
④ 午前中よりも子供が多かったため、貸し出しマシンの調整がぎりぎりまでできなかった。
⑤ 午前中はくじ引きを行ってトーナメントを決定したが、予定を変更し、エントリー順にトーナメント用紙に名前を記入した。エントリー人数は、大人1名、子供19名、計20名に対して、大会参加人数は、大人1名、子供17名、計18名であったが、途中で帰った子供が2人いた。大会中は大きなトラブルは無かった。
⑥ トラブルも無く、予定通り片付けができた。
反省点・要望
・アナウンスの時間についてきちんと把握をしていなかった。また、準備の段階でアナウンスの場所や方法について確認を行っておくべきだった。
・午前中はコースが単純だったため、大人の方が帰ってしまった。次回は、コースを合体させて大人の方も楽しめるコースを作れるようにもう1つぐらいコースを増やしてほしい。
・子供の人数に対して貸し出しマシンが少なかったため、貸し出しマシンを2～3台増やしてほしい。
・午前中は結果として1つの大会になったが仮に予定通り大会を部門ごと2つに分けて行う場合、エントリー用紙を部門ごとに作るべきだった。
・貸し出しマシンの性能に差があったため、多少レースに不公平な所があり悔しがっている子供もいた。貸し出しマシンの性能の差をできるだけ無くしてほしい。できれば、別のモーターを用意してほしい。
・午前中は2つの大会を行う予定だったため、午前のコースでのカスタマイズしたマシンとそうでないマシンとのハンデを考えていなかった。
・大会のポスターをスタッフ側で作成し、大会の詳細などをより周知すべきだった。また、当日の周知もアナウンスだけでなく、声掛けを行ったりカフェで看板などを置いてもらったりするべきだった。
・子供の中に同名の子がいたため、スタッフ側がどの子か判断がつかないときがあった。例えば、エントリーした子供達にエントリー番号が書かれた紙を渡し、大会中は番号と名前で判断をすべきだった。
以上
【フリマ企画報告書】
概要
日時：11月17日(日) 9:00～15:00 (開店時間は10:00～14:30)
場所：竜王中部公園セミナーハウス
内容: 店名:「カフェ森のくまさん」
飲み物の提供･ゲーム(輪投げ、ダーツ)
・親子連れをターゲットとし、30人ほどの来客を想定
・お客様に楽しんでいただき、自分たちも一緒に楽しむことを目標
飲み物
･コーヒー（はちみつ付） Hot\140 ･はちみつ付きは、はちみつを容器のまま渡す
はちみつ無 Hot\120 ･全てのメニューにおまけのお菓子付き
･紅茶（はちみつ付） Hot\140 ･砂糖･ミルク･マドラー･ストローはセルフ
はちみつ無 Hot\120 ･レジで10円引券を回収、最大で3枚まで使用可能(MAX30円引き)
･りんごジュース Cold\70
･はちみつレモン Cold\70 ･30円引きの方には、先着でコースターを
プレゼント
作り方
･コーヒー:150mℓのお湯＋ドリッパー＋フィルター＋コーヒーの粉
･紅茶:150mℓのお湯にティーバッグを入れ1分～1分半蓋をして蒸らし、数回揺らし取り出す
･ジュース類:150mℓ(クーラーボックスに氷を入れて冷やしておく)
配置
・テントを張り、その中に長机を2つ配置する(1つは借り、もう1つは持っていく)
・幅4m、奥行2mだが左手の通路側に少しはみ出してもよい
・裏手のセミナーハウス1階の調理室でお湯を沸かすことができる
ゲーム
・輪投げとダーツがあり、どちらかを選んで遊んでもらう
・投げる位置を大人と子供で変える(ペットボトル2つを麻ひもで繋いだもので位置調整)
・どちらも3回投げてもらい、成功するたびに10円引き券をプレゼント
・参加してくれた方全員に飴をプレゼント
・ゲームだけの参加もアリ
〇当初の企画案
〇結果と反省点
・輪投げがダーツよりも圧倒的に人気だった。
→ゲームは一つに絞っても良かったかもしれない。子供だけでなく難易度を調整して大人も楽しめるものがあってもいいかもしれない。
・ゲームには無料だからという理由で参加してくれる人が多く、割引券を利用してくれる人が少なかった。反対にカフェ側のお客様は最初からお金を使うつもりでいる分、割引券があると知るとゲームをやってくれた。
・会計の時に初めて割引を知りお金を払ってからゲームをするお客様もいて、お金のやり取りに手間取ったり混乱したりすることがあった。
→利用の流れ（お会計とゲームどちらを先に行うかなど）を決め、ゲームとカフェが連携していることの周知に力を入れるべきだった。）
・飲み物を提供するのに予想以上の時間がかかったため、お客様を待たせる時間があった。
・イベント中に売上の把握が出来ていなかった。（まとめ方が不十分だった）
・景品の準備不足
・午前中の方がお客様が多く、午後は少なかった。（予想と反対だった）
〇次回イベント参加へ向けたアドバイス
・当日のブースを設営して、当日使うもの(コーヒーの粉、フィルター、ドリッパーなど)を実際に使用した確認があったほうがよかった。注文を受けてから商品の準備、商品の受け渡しまでをシミュレーションできたほうが良い。
→コーヒーを、注文を受けてからドリップすると提供するまでに時間がかかったため。一人目の注文で6杯一気に注文された。
・商品の受け取りで順番が前後してしまったお客様を出してしまった
→待っているお客さんに順番通りに受け渡しができるように整理券を用意できたらよかった。オーダーと一緒に管理できるとよい。
・ゲームの成績で飲料の割引を設けたけれど、割引を含めた会計の管理ができなかった。
→お金の管理のシミュレーションを行っていなかった。レジ係は複数人でやったほうがよさそうだった。割引をする場合は、売上の管理のし易い記録方法の準備が必要。でないと、売上結果がわかりません。
・今回は9：00にサポステに集合、10：00から販売開始だったけれど、売り上げアップを狙うなら祭りの開始のタイミングで売り始められるようにできたらよいかも。
・セット販売などの、売り方の工夫を取り入れると売上のアップにつながるかも！
（飲み物と食べ物とか…。火気の使用の制限はあるけれど使うことができたら…）
・品切れの場合もあるので、その時のお客様との対応の仕方も考えていれたらよかった。
売り切りで追加購入をしないというものも戦略としてあり。
・だれでも、どんな年齢のひとでもできるゲームとしてくじ引きなんかよいかも。
収支報告書
以上
